Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning/HRP)
Human resource planning adalah proses perencanaan yang membantu perusahaan untuk merekrut, memelihara, dan mengoptimalisasi penugasan orang-orang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis. Selain itu, dengan melakukan perencanaan ini, para pegawai juga dapat menyikapi berbagai perubahan pada lingkungan luar (perusahaan).
Melansir dari Smartsheet, dinyatakan bahwa perusahaan-perusahaan yang cerdas bisa mengatasi sumber daya manusia (human capital) dengan baik dengan cara menerapkan sebuah rencana sumber daya manusia taktis (tactical human resource plan) yang terhubung langsung dengan strategi-strategi organisasi dan sumber daya manusia.
Pentingnya Human Resource Planning
Perusahaan-perusahaan di dunia harus beradaptasi dengan semakin pendeknya siklus desain bisnis dan produk yang diakibatkan oleh cepatnya perubahan teknologi, inovasi produk yang terus menerus terjadi, globalisasi ekonomi, dan juga pergeseran budaya serta generasinya. Begitu pula dengan Anda dan perusahaan Anda.
Dilansir dari Smartsheet dan Chorn,com, human resource planning itu penting untuk:
• Mengantisipasi kebutuhan dalam pasar tenaga kerja yang berubah;
• Memberdayakan perusahaan yang masih dalam (fase) kecil dan menengah;
• Meningkatkan operasi perusahaan;
• Mengatasi risiko makro yang merujuk pada pendekatan sistematis HRP;
• Menghadapi kekurangan pegawai (talent) dan perubahan demografis dunia;
• Menghadapi perubahan teknologi dan adanya generasi baru;
• Mengatasi perubahan dalam organisasi perusahaan; dan
• Mengatasi perubahan di (legislatif) pemerintahan.
7 Langkah Human Resource Planning
Setelah Anda mengetahui apa saja manfaat penting dari perencanaan HRP, kini sudah saatnya Anda serta perusahaan Anda mulai merencanakan human resource planning untuk perusahaan Anda sendiri. Perencanaan tersebut terdiri dari tujuh langkah, antara lain:
1. Analisa Tujuan
Visi perusahaan adalah hal yang utama untuk menjadi fondasi pembuatan HRP. Tim dalam departemen sumber daya manusia (human resource department) harus bekerja sama dengan para manajer atas agar mendapat pemahaman yang matang perihal tujuan utama perusahaan. Barulah kemudian mereka fokus untuk mendapatkan talent yang dibutuhkan untuk menggapai goal perusahaan itu.
2. Inventarisasi sumber daya manusia terkini
Lakukan inventarisasi sumber daya manusia yang kini ada dalam perusahaan, mulai dari jumlahnya, skill atau keahlian, kinerja, serta potensi mereka. Informasi-informasi semacam ini biasanya sudah terdokumentasikan dalam sistem HRIS (human resource information storage) yang perusahaan punya. Perhatikan apakah distribusi pegawai dengan posisi kerja sudah terlaksana baik.
3. Prediksi kebutuhan di masa yang akan datang
Ketika proses inventarisasi sudah dilakukan, cari tahu apakah terdapat kekurangan atau kelebihan dalam distribusi pegawai dan posisi kerja yang sekarang. Kemudian prediksi kebutuhan pegawai di masa yang akan datang, baik dalam hal jumlah/kuantitas maupun kualitas. Penggunaan matriks SWOT (strength, weakness, opportunities, threats) akan sangat berguna dalam langkah prediksi ini.
4. Estimasi adanya gap
Setelah mengetahui berapa jumlah sumber daya manusia yang sudah ada dengan prediksi kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang, maka bisa diketahui apakah ada perbedaan (gap) antara sumber daya manusia yang sudah ada dengan kebutuhan di masa yang akan datang, bisa jadi defisit atau surplus.
Atau malah kebutuhan tersebut sudah terpenuhi karena tidak ada perbedaan (gap). Lakukan pelatihan pegawai jika secara kualitas masih ada gap antara sumber daya yang telah dimiliki dengan kebutuhan kedepannya.
5. Formulasikan rencana
Tahapan ini didasarkan dari hasil identifikasi gap sumber daya, entah itu surplus atau defisit. Jika terdapat defisit, sebaiknya tentukan untuk merencanakan proses rekrutmen, pelatihan, atau transisi. Namun, jika terdapat surplus sebaiknya tentukan untuk merencanakan proses pelatihan, transisi, proses pensiun sukarela, ataupun penugasan ulang.
6. Penerapan rencana
Tahapan ini sederhananya yakni menjalankan rencana yang sudah diformulasikan, entah itu rekrutmen pegawai baru, pelatihan pegawai, transisi posisi kerja pegawai, proses pensiun sukarela, maupun penugasan ulang.
7. Monitor, kontrol dan feedback
Di tahap ini Anda dan perusahaan Anda wajib untuk melakukan pemantauan (monitoring), mengontrol, serta mengumpulkan berbagai feedback terkait sumber daya manusia dalam perusahaan. Perlu diingat bahwa proses prediksi (forecasting) sumber daya manusia adalah proses yang terus menerus dijalankan, oleh karena itu monitoring, controlling, serta pengumpulan feedback harus selalu berjalan pula.
Berikut ini adalah perencanaan sumber daya manusia di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (“Telkom”, ”Perseroan”, “Perusahaan”, atau “Kami”) merupakan BUMN yang bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi dan jaringan di wilayah Indonesia dan karenanya tunduk pada hukum dan peraturan yang berlaku di negara ini. Dengan statusnya sebagai perusahaan milik negara yang sahamnya diperdagangkan di bursa saham, pemegang saham mayoritas Perusahaan adalah Pemerintah Republik Indonesia sedangkan sisanya dikuasai oleh publik.
Perencanaan SDM pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk
Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh suatu keterkaitan utama antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan. Keduanya melibatkan rancangan kerja, rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, promosi dan kebijakan pekerjaan.
Peramalan Kebutuhan SDM pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan SDM nya dimasa datang. Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut.
Dalam meramalkan kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan:
• Metode Matematis: analisis regresi, model simulasi, faktor produktivitas, rasio kepegawaian.
• Metode Penilaian: perkiraan, aturan umum, thnik delphi, kelompok nominal.
Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam peramalan kebutuhan SDM adalah:
a. Kondisi Eksternal yang meliputi: Ekonomi dan Sosial Politik, Undang-undang dan Peraturan Pemerintah, Masyarakat, Angkatan Kerja dan Perkembangan Teknologi.
b. Persyaratan SDM di masa mendatang: Penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal, juga ditentukan oleh: Organisasi dan Rancangan Pekerjaan, Perencanaan dan Anggaran, Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi, Sistem dan Teknologi dalam Organisasi, Tujuan dan Rencana Organisasi, Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM di masa mendatang.
c. Ketersediaan SDM di masa mendatang yang dapat diprediksi melalui: Inventarisasi bakat yang ada saat ini, Prakiraan pengurangan pegawai, Prakiraan perpindahan dan pengembangan, Pengaruh pasca program SDM.
d. Prakiraan kebutuhan SDM: dari faktor-faktor di atas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat di prediksi. Yang perlu di ingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah, kebutuhan tersebut harus dibedakan: Apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Di samping itu juga perlu dipertimbangkan tingkah upah eksternal, ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan pegawai.
Dalam penghitungan pegawai ini juga digunakan metode rasio. Metode ini menggunakan jumlah tempat tidur sebagai denominator personal yang diperlukan. Metode ini paling sering digunakan karena sederhana dan mudah. Metode ini hanya mengetahui jumlah personal secara total tetapi tidak bisa mengetahui produktivitas SDM PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk dan kapan personal tersebut dibutuhkan oleh setiap unit atau bagian tertentu yang membutuhkan. Bisa digunakan bila : kemampuan dan sumber daya untuk perencanaan personal terbatas, jenis, tipe dan volume pelayanan kesehatan relatif stabil.
Sumber :
https://www.karyaone.co.id/blog/human-resource-planning/
http://apasihmaumu.blogspot.com/2014/01/studi-kasus-human-resources-planning.html?m=1
