SKANDAL CESSIE BANK BALI

Skandal Cessie Bank Bali terjadi pada saat krisis moneter tahun 1997-1998. Skandal ini menyangkut sejumlah nama besar,  mulai Gubernur Bank Indonesia, sejumlah pejabat negara, tokoh partai Golkar seperti Setya Novanto, bahkan menyerempet nama Presiden RI ketiga, BJ Habibie. Bahkan  dalam kasus ini, Rudy Ramli – Direktur Utama Bank Bali yang juga  anak kandung Djaya Ramli, pendiri Bank Bali – menjadi tersangka.

Skandal ini bermula saat Direktur Utama Bank Bali kala itu, Rudy Ramli kesulitan menagih piutangnya yang tertanam di brankas Bank Dagang Nasional Indonesia (BDNI), Bank Umum Nasional (BUM), dan Bank Tiara pada 1997. Total piutang Bank Bali di tiga bank itu sekitar Rp 3 triliun. Hingga ketiga bank itu masuk perawatan Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN), tagihan tersebut tak kunjung cair. Di tengah keputusasaannya, akhirnya Rudy Ramli menjalin kerja sama dengan PT Era Giat Prima (EGP). di mana Djoko Tjandra duduk selaku direktur dan Setya Novanto yang saat itu Bendahara Partai Golkar menjabat direktur utamanya. Januari 1999, antara Rudy Ramli dan Era Giat menandatangani perjanjian pengalihan hak tagih. Disebutkan, Era Giat bakal menerima fee yang besarnya setengah dari duit yang dapat ditagih. Setelah penanda tanganan tersebut Bank Indonesia (BI) dan BPPN akhirnya setuju mengucurkan uang Bank Bali itu. Jumlahnya Rp 905 miliar. Namun Bank Bali hanya mendapat Rp 359 miliar. Sisanya, sekitar 60% atau Rp 546 miliar, masuk rekening Era Giat.

Konon, kekuatan politik turut andil mengegolkan proyek ini. Saat itu sejumlah tokoh Golkar disebut-sebut terlibat untuk ”membolak-balik” aturan dengan tujuan proyek pengucuran duit itu berhasil. Isu ini terus menggelinding bak bola liar, setelah pakar hukum perbankan Pradjoto angkat bicara. Pradjoto mencium skandal cessie ini berkaitan erat dengan pengumpulan dana untuk memajukan Habibie ke kursi presiden. Kejanggalan tampak dari total fee yang diterima Era Giat. Perlahan-lahan, kejanggalan itu mulai terkuak. Cessie itu, misalnya, tak diketahui BPPN, padahal saat diteken, BDNI sudah masuk perawatan BPPN. Cessie itu juga tak dilaporkan ke Bapepam dan PT BEJ, padahal Bank Bali sudah masuk bursa. Selain itu, penagihan kepada BPPN ternyata tetap dilakukan Bank Bali, bukan Era Giat. Ketua BPPN saat itu, Glenn M.S. Yusuf sadar akan kejanggalan cessie Bank Bali dan kemudian membatalkan perjanjian cessie.

Mulai saat itulah, genderang perang  ditabuh Setya novanto lalu menggugat BPPN ke Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN) dan menang. Walau tetap menang di tingkat banding, Mahkamah Agung (MA), melalui putusan kasasinya pada November 2004, memenangkan BPPN. Tak cukup di situ, Era Giat  juga membawa kasus ini ke ranah perdata dengan menggugat Bank Bali dan BI agar mencairkan dana Rp 546 miliar. Pengadilan, pada April 2000, memutuskan Era Giat berhak atas dana lebih dari setengah triliun rupiah itu. Kasus ini terus bergulir ke tingkat selanjutnya. Melalui putusan kasasinya, Mahkamah Agung memutuskan duit itu milik Bank Bali. Di tingkat peninjauan kembali, putusan itu tetap sama: duit itu hak Bank Bali. Di saat bersamaan, Kejagung mengambil alih kasus ini dan menetapkan sejumlah tersangka, antara lain Djoko Tjandra, Syahril Sabirin (Gubernur BI), Pande Lubis (Wakil Kepala BPPN), Rudy Ramli, hingga Tanri Abeng (Menteri Pendayagunaan BUMN). Mereka dituding telah melakukan korupsi yang merugikan kantong negara. Kejaksaan menyita dana Rp 546 miliar itu dan menitipkan ke rekening penampungan (escrow account) di Bank Bali.

Dari kesekian banyak tersangka, akhirnya hanya tiga orang yang diadili yaitu; Djoko Tjandra, Syahril, dan Pande Lubis. Pande Lubis dihukum empat tahun penjara atas putusan MA tahun 2004. Adapun Syahril Sabirin, kendati pengadilan negeri menjatuhkan vonis penjara tiga tahun, belakangan hakim pengadilan banding dan hakim kasasi menganulir putusan itu. Yang kontroversial adalah Djoko. Selain hanya dituntut ringan, hanya sebelas bulan, Pengadilan Negeri Jakarta Selatan kemudian memutusnya bebas. Di tingkat kasasi, lagi-lagi  Djoko  dinyatakan bebas. Satu-satunya hakim kasasi yang saat itu melakukan dissenting opinion atas putusan Djoko adalah Hakim Agung Artijo Alkostar. Kejaksaan tak menyerah dengan mengajukan upaya hukum luar biasa, yakni melalui mekanisme peninjauan kembali (PK). Hasilnya memang tak sia-sia. MA akhirnya memutuskan Djoko dan Sjahril Sabirin bersalah dan menghukum keduanya dua tahun penjara.

Yang luput dari jeratan hukum (sempat jadi tersangka) :
• Setya Novanto, Direktur PT Era Giat Prima
• Tanri Abeng, mantan Menteri Pendayagunaan BUMN
• Erman Munzir, Pejabat Bank Indonesia

Dibebaskan lewat putusan sela PN Selatan :
• Rudi Ramli, mantan Direktur Utama Bank Bali
• Firman Soetjahja, mantan anggota direksi Bank Bali
• Rusli Suryadi, mantan anggota direksi Bank Bali

Yang sempat terseret :
• Marimutu Manimaren (saat itu Bendahara Golkar)
• Glenn Yusuf (saat itu Ketua BPPN)
• Farid Harianto (saat itu Wakil Ketua BPPN)
• Bambang Subianto (saat itu Menteri Keuangan)
• J.B. Sumarlin (mantan Menteri Keuangan)
• A.A. Baramuli (saat itu tokoh Golkar)

Pendapat saya mengenai skandal Cessie Bank Bali adalah akuntansi forensik sangat membantu dalam membongkar fraud yang terjadi pada Bank Bali. Kantor Akuntan Besar dunia (The Big Four) Pricewaterhouse Coopers (PwC) adalah KAP yang berhasil membongkar fraud tersebut. Dengan adanya akuntansi forensik, kita dapat menggunakan keahlian di bidang audit dan akuntansi yang dipadu dengan kemampuan investigatif untuk dapat memecahkan suatu masalah/sengketa keuangan atau dugaan fraud yang pada akhirnya akan diputuskan oleh pengadilan/ arbitrase/ tempat penyelesaian perkara lainnya.

Sumber:
https://lipsus.kontan.co.id/v2/perbankan/read/325/Skandal-Bank-Bali-kongkalingkong-berbau-politik
https://m.detik.com/news/berita/d-1149511/lika-liku-joko-tjandra-dan-kasus-cessie-bank-bali
https://imagama.feb.ugm.ac.id/2014/03/19/akuntansi-forensik/

Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning/HRP)

Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning/HRP)
Human resource planning adalah proses perencanaan yang membantu perusahaan untuk merekrut, memelihara, dan mengoptimalisasi penugasan orang-orang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis. Selain itu, dengan melakukan perencanaan ini, para pegawai juga dapat menyikapi berbagai perubahan pada lingkungan luar (perusahaan).
Melansir dari Smartsheet, dinyatakan bahwa perusahaan-perusahaan yang cerdas bisa mengatasi sumber daya manusia (human capital) dengan baik dengan cara menerapkan sebuah rencana sumber daya manusia taktis (tactical human resource plan) yang terhubung langsung dengan strategi-strategi organisasi dan sumber daya manusia.

Pentingnya Human Resource Planning
Perusahaan-perusahaan di dunia harus beradaptasi dengan semakin pendeknya siklus desain bisnis dan produk yang diakibatkan oleh cepatnya perubahan teknologi, inovasi produk yang terus menerus terjadi, globalisasi ekonomi, dan juga pergeseran budaya serta generasinya. Begitu pula dengan Anda dan perusahaan Anda.
Dilansir dari Smartsheet dan Chorn,com, human resource planning itu penting untuk:
• Mengantisipasi kebutuhan dalam pasar tenaga kerja yang berubah;
• Memberdayakan perusahaan yang masih dalam (fase) kecil dan menengah;
• Meningkatkan operasi perusahaan;
• Mengatasi risiko makro yang merujuk pada pendekatan sistematis HRP;
• Menghadapi kekurangan pegawai (talent) dan perubahan demografis dunia;
• Menghadapi perubahan teknologi dan adanya generasi baru;
• Mengatasi perubahan dalam organisasi perusahaan; dan
• Mengatasi perubahan di (legislatif) pemerintahan.

7 Langkah Human Resource Planning
Setelah Anda mengetahui apa saja manfaat penting dari perencanaan HRP, kini sudah saatnya Anda serta perusahaan Anda mulai merencanakan human resource planning untuk perusahaan Anda sendiri. Perencanaan tersebut terdiri dari tujuh langkah, antara lain:
1. Analisa Tujuan
Visi perusahaan adalah hal yang utama untuk menjadi fondasi pembuatan HRP. Tim dalam departemen sumber daya manusia (human resource department) harus bekerja sama dengan para manajer atas agar mendapat pemahaman yang matang perihal tujuan utama perusahaan. Barulah kemudian mereka fokus untuk mendapatkan talent yang dibutuhkan untuk menggapai goal perusahaan itu.
2. Inventarisasi sumber daya manusia terkini
Lakukan inventarisasi sumber daya manusia yang kini ada dalam perusahaan, mulai dari jumlahnya, skill atau keahlian, kinerja, serta potensi mereka. Informasi-informasi semacam ini biasanya sudah terdokumentasikan dalam sistem HRIS (human resource information storage) yang perusahaan punya. Perhatikan apakah  distribusi pegawai dengan posisi kerja sudah terlaksana baik.
3. Prediksi kebutuhan di masa yang akan datang
Ketika proses inventarisasi sudah dilakukan, cari tahu apakah terdapat kekurangan atau kelebihan dalam distribusi pegawai dan posisi kerja yang sekarang. Kemudian prediksi kebutuhan pegawai di masa yang akan datang, baik dalam hal jumlah/kuantitas maupun kualitas. Penggunaan matriks SWOT (strength, weakness, opportunities, threats) akan sangat berguna dalam langkah prediksi ini.
4. Estimasi adanya gap
Setelah mengetahui berapa jumlah sumber daya manusia yang sudah ada dengan prediksi kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang, maka bisa diketahui apakah ada perbedaan (gap) antara sumber daya manusia yang sudah ada dengan kebutuhan di masa yang akan datang, bisa jadi defisit atau surplus.
Atau malah kebutuhan tersebut sudah terpenuhi karena tidak ada perbedaan (gap). Lakukan pelatihan pegawai jika secara kualitas masih ada gap antara sumber daya yang telah dimiliki dengan kebutuhan kedepannya.
5. Formulasikan rencana
Tahapan ini didasarkan dari hasil identifikasi gap sumber daya, entah itu surplus atau defisit. Jika terdapat defisit, sebaiknya tentukan untuk merencanakan proses rekrutmen, pelatihan, atau transisi. Namun, jika terdapat surplus sebaiknya tentukan untuk merencanakan proses pelatihan, transisi, proses pensiun sukarela, ataupun penugasan ulang.
6. Penerapan rencana
Tahapan ini sederhananya yakni menjalankan rencana yang sudah diformulasikan, entah itu rekrutmen pegawai baru, pelatihan pegawai, transisi posisi kerja pegawai, proses pensiun sukarela, maupun penugasan ulang.
7. Monitor, kontrol dan feedback
Di tahap ini Anda dan perusahaan Anda wajib untuk melakukan pemantauan (monitoring), mengontrol, serta mengumpulkan berbagai feedback terkait sumber daya manusia dalam perusahaan. Perlu diingat bahwa proses prediksi (forecasting) sumber daya manusia adalah proses yang terus menerus dijalankan, oleh karena itu monitoring, controlling, serta pengumpulan feedback harus selalu berjalan pula.

Berikut ini adalah perencanaan sumber daya manusia di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.
Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (“Telkom”, ”Perseroan”, “Perusahaan”, atau “Kami”) merupakan BUMN yang bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi dan jaringan di wilayah Indonesia dan karenanya tunduk pada hukum dan peraturan yang berlaku di negara ini. Dengan statusnya sebagai perusahaan milik negara yang sahamnya diperdagangkan di bursa saham, pemegang saham mayoritas Perusahaan adalah Pemerintah Republik Indonesia sedangkan sisanya dikuasai oleh publik.
Perencanaan SDM pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk
Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh suatu keterkaitan utama antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan. Keduanya melibatkan rancangan kerja, rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, promosi dan kebijakan pekerjaan.
Peramalan Kebutuhan SDM pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan SDM nya dimasa datang. Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut.
Dalam meramalkan kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan:
• Metode Matematis: analisis regresi, model simulasi, faktor produktivitas, rasio kepegawaian.
• Metode Penilaian: perkiraan, aturan umum, thnik delphi, kelompok nominal.

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam peramalan kebutuhan SDM adalah:
a.    Kondisi Eksternal yang meliputi:  Ekonomi dan Sosial Politik, Undang-undang dan Peraturan Pemerintah, Masyarakat, Angkatan Kerja dan Perkembangan Teknologi.
b.    Persyaratan SDM di masa mendatang: Penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal, juga ditentukan oleh: Organisasi dan Rancangan Pekerjaan, Perencanaan dan Anggaran, Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi, Sistem dan Teknologi dalam Organisasi, Tujuan dan Rencana Organisasi, Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM di masa mendatang.
c.    Ketersediaan SDM di masa mendatang yang dapat diprediksi melalui: Inventarisasi bakat yang ada saat ini, Prakiraan pengurangan pegawai, Prakiraan perpindahan dan pengembangan, Pengaruh pasca program SDM.
d.   Prakiraan kebutuhan SDM: dari faktor-faktor di atas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat di prediksi. Yang perlu di ingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah, kebutuhan tersebut harus dibedakan: Apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Di samping itu juga perlu dipertimbangkan tingkah upah eksternal, ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan pegawai.
Dalam penghitungan pegawai ini juga digunakan metode rasio. Metode ini menggunakan jumlah tempat tidur sebagai denominator personal yang diperlukan. Metode ini paling sering digunakan karena sederhana dan mudah. Metode ini hanya mengetahui jumlah personal secara total tetapi tidak bisa mengetahui produktivitas SDM  PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk dan kapan personal tersebut dibutuhkan oleh setiap unit atau bagian tertentu yang membutuhkan. Bisa digunakan bila : kemampuan dan sumber daya untuk perencanaan personal terbatas, jenis, tipe dan volume pelayanan kesehatan relatif stabil.

Sumber :
https://www.karyaone.co.id/blog/human-resource-planning/
http://apasihmaumu.blogspot.com/2014/01/studi-kasus-human-resources-planning.html?m=1

1. Pengertian Job Analysis

• Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah sebuah proses untuk mengidentifikasikan dan menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan tertentu serta kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan tertentu.

• Analisis Jabatan menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah adalah proses metoda secara sistimatis untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya Manusia.

• Job Analysis ( analisis jabatan/pekerjaan) adalah sesuatu kegiatan pengumpulan informasi ataupun data yang menyangkut tentang jabatan atau pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan pekerjaan dan persyaratan jabatan atau suatu pekerjaan.

• Job analysis merupakan merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu.

• analisis pekerjaan adalah kegiatan mengumpulkan data yang dilakukan dengan cara menghimpun serta mengolah data dan kemudian menyajikan hasil berupa informasi secara sistematis, tepat, dan jelas untuk keperluan pengelolaan pekerjaan, tenaga kerja, dan teknologi dalam organisasi.

2. Pengertian Human Resources Planning

• Human resource planning adalah proses perencanaan yang membantu perusahaan untuk merekrut, memelihara, dan mengoptimalisasi penugasan orang-orang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tujuan bisnis. 
• Human Resources Planning merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. 
• Human Resource Planning (HRP atau HR Planning) atau yang biasa disebut dalam bahasa Indonesia dengan sebutan Perencanaan SDM, adalah suatu perencanaan strategis untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan
• Mondy & Noe (1995) mendefinisikan Perencanan SDM sebagai proses yang secara sistematis mengkaji keadaan sumberdaya manusia untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan ketrampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan.
• Eric Vetter dalam Jackson & Schuler (1990) dan Schuler & Walker (1990) mendefinisikan Perencanaan sumber daya manusia (HR Planning) sebagai; proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan.

3. Pengertian Job Description

• Job Description ( uraian jabatan ) menurut Siswanto ( 2002:128 ) adalah rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan.
• Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
• Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas.
• Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan.

4. Pengertian Job Spesification

• Job Spesification ( Spesifikasi jabatan ) menurut Nitisemito (1980:26) merupakan suatu informasi tentang syarat – syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.
• Job Spesification (Jobspek) atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif sehingga Job specification ini biasanya disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan.
• Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merupakan uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.” (Hasibuan,2010)
• Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi karyawan adalah pernyataan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas khusus, keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab yang terlibat dalam pekerjaan. 

5. Pengertian Job Design

• Job Design adalah sebuah disiplin ilmu yang menggunakan pendekatan untuk memberi pengetahuan mengenai prinsip dan prosedur yang harus dilaksanakan dalam upaya untuk memahami hal-hal yang berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi bekerja, fungsinya adalah untuk membangkitkan minat pekerja. Hal ini diaplikasikan untuk mengatur komponen-komponen kerja yang terlibat dalam sebuah sistem kerja
• Desain pekerjaan atau job design merupakan salah satu faktor pendorong keberhasilan produktivitas organisasi dan merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktivitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan.
• Job Design adalah suatu usaha pengelolaan sumber daya manusia untuk mengurangi ketidakpuasan dan keluhan dari pekerja karena pengelolaan pekerjaan yang kurang baik dengan melakukan pelebaran atau pemfokusan deskripsi pekerjaan sehingga produktivitas bisa lebih meningkat. (businessdictionary.com, 2015)
• Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional.

Sumber:

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-analisis-jabatan-job-analysis-tujuan-analisis-jabatan/

https://www.karyaone.co.id/blog/human-resource-planning/

https://www.linovhr.com/pengertian-job-description-job-spesification-adalah/amp/

http://seputarberitapendidikan.blogspot.com/2014/05/pengertian-job-spesification-beserta.html?m=1

http://sdmberkualitas.blogspot.com/2016/10/desain-pekerjaan-job-design.html?m=1

Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia

A. Pengertian Manajemen
          Di bawah ini merupakan 5 definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli dalam ilmu manajemen:

• Mary Parker Follet,manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
• Ricky W. Griffin, manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.
• Henry Fayol, manajemen adalah ilmu yang mengandung gagasan atau ide 5 fungsi utama yaitu merancang, memerintah, mengorganisir, mengendalikan dan mengkoordinasi.
• George R. Terry, manajemen adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain.
• Eiji Ogawa, manajemen adalah perencanaan, pengimplementasian, serta pengendalian dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap perusahaan atau organisasi dengan menetapkan setiap sasaran yang disempurnakan sesuai dengan kondisi (fleksibel).

          Jika disimpulkan dari berbagai definisi manajemen di atas, definisi manajemen secara umum adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dengan menggunakan sumber daya organisasi.

B. Fungsi-Fungsi Manajemen

          Manajemen memiliki 4 fungsi utama yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling).

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Langkah pertama, rencana ditetapkan untuk organisasi secara keseluruhan. Kemudian, rencana yang lebih detail untuk masing-masing bagian atau divisi ditetapkan. Dengan cara semacam itu, organisasi mempunyai perencanaan yang konsisten secara keseluruhan.

Beberapa manfaat perencanaan adalah mengarahkan kegiatan organisasi yang meliputi penggunaan sumber daya dan penggunaannya untuk mencapai tujuan organisasi,  memantapkan konsistensi kegiatan anggota organisasi agar sesuai dengan tujuan organisasi, dan memonitor kemajuan organisasi.

Jika organisasi berjalan menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan, dapat dilakukan perbaikan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan mengkoordinasi sumber daya, tugas, dan otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan efektif.

3. Pengarahan (Actuating)

Manajer perlu mengarahkan mereka dengan cara memberi pengarahan (directing), memengaruhi orang lain (influencing), dan memotivasi orang tersebut untuk bekerja (motivating). Pengarahan sering dikatakan sebagai kegiatan manajemen yang paling menantang dan paling krusial karena langsung berhadapan dengan manusia.

4. Pengendalian (Controlling)

Tahap terakhir proses manajemen adalah pengendalian. Pengendalian bertujuan melihat apakah kegiatan organisasi sesuai dengan rencana atau tidak.

Fungsi pengendalian meliputi 4 kegiatan, yaitu:

1. Menentukan standar prestasi
2. Mengukur prestasi yang telah dicapai selama ini
3. Membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar prestasi
4. Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan dari standar prestasi yang telah ditentukan.

C. Pengertian Sumber Daya Manusia

          Terdapat banyak definisi sumber daya manusia dari para ahli, berikut merupakan beberapa di antaranya:

• Straub dan Attner (1985:136), Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dari sebuah organisasi. Manusia memberikan bakat, keahlian, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
• Schermerhorn (1996:4), Sumber daya manusia adalah orang, individu-individu, dan kelompok-kelompok yang membantu organisasi menghasilkan barang-barang atau jasa-jasa.
• Nawawi (2001:37), Sumber daya manusia adalah orang-orang yang bekerja dan berfungsi sebagai aset organisasi atau perusahaan yang dapat dihitung jumlahnya (kuantitatif). 

          Secara luas, sumber daya manusia didefinisikan para ahli sebagai orang (individu atau kelompok) yang bekerja bagi perusahaan demi mencapai tujuan-tujuan organisasi atau perusahaan.

D. Fungsi-Fungsi Operasional Sumber Daya Manusia

1. Pengadaan (procrutment) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Pengembangan (development) adalan proses peningkatan ketrampilan teknis, teoristik, konseptual dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
3. Kompensasi (conpesation) adalan pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (inderct), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikannya kepada perusahaan.
4. Pengintegrasian (integration) adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan.
5. Pemeliharaan ( maintenance) adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan, agar mereka bekerja sama sampai pension.
6. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk menaati peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma social.
7. Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahan.

E. Variabel-Variabel Lain yang Mempengaruhi Keberhasilan Organisasi

1. Karakteristik individu

    Karakter individu terdiri atas jenis kelamin, tingkat pendidikan, umur, masa kerja, status perkawinan, jumlah tanggungan, dan posisi, peneliti peneliti dalam bidang manajemen SDM  dan perilaku organisasi banyak melakukan penelitian tentang hubungan  karakteristik individu dengan sikap dan perilaku karyawan (panggabean,2001;2002)

2. Karekteristik organisasi

     Karakteristik organisasi meliputi kompleksitas, formalisasi ,dan sentralisasi kompleksitas mencerminkan jumlah unit yang ada dalam organisasi formalisasi merujuk kepada banyaknya pelaksanaan tugas yang bersandarkan kepada peraturan , sedangkan sentralisasi  di definisikan sebagai  siapa yang dapat mengambil keputusan (pemimpin atau pelaksana) sentralisasi ada jika keputusan di tangan pemimpin, sebaliknya akan di katakana ada desentralisasi jika jawaban tentang apa, bagaimana, kapan, dan dengan siapa pekerjaan akan dilaksanakan diputuskan oleh pelaksana semakin banyak pertanyaan itu dapat di jawab sendiri oleh pelaksana maka semakin dapat dikatakan ada desentralisasi, bagaiman pengaruh karakteristik organisasi terhadap sikap dan perilaku karyawan banyak di lakukan oleh para peneliti di bidang teori organisasi dan perilaku organisasi (Melcher 1976)

3. Karakteristik pekerjaan

    Karakteristik pekerjaan terdiri atas keanekaragaman tugas, identitas tugas, keberartian tugas,otonomi dan umpan balik  berbagai penelitian dalam bidang manajemen SDM dan perilaku organisasi banyak meneliti  hubungan antara karakteristik tugas dan perilaku berikut di bahas pengertian dari masing masing konsep

• Keanekaragaman tugas

Merujuk kepada adanya kemungkinan bagi karyawan untuk melaksanakan kegiatan , prosedur, dan bahkan peralatan yang berbeda pekerjaan yang beraneka ragam biasanya di pandang sebagai pekerjaan yang menantang  karena mereka menggunakan keterampilan yang mereka milik.

• Identitas tugas

Memungkinkan karyawan mengerjakan sebuah pekerjaan secara menyeluruh sanagt terspesialisasi cenderung menciptakan tugas yang rutin  dan mengakibatkan seseorang hanya mengerjakan satu bagian saja dari keseluruhan pekerjaan , hal ini menimbulkan adanya perasaan tidak melakukan apa apa oleh karena itu  dengan memperluas tugas tugas yang dapat meningkatkan perasaan mangerjakan seluruh pekerjaan berarti meningkatkan identitas tugas.

• Keberartian tugas

Merujuk kepada besarnya pengaruh dari pekerjaan yang di lakukan seseorang terhadap pekerjaan orang lain. Sangat penting bagi seseorang untuk mempunyai perasaan melakukan pekerjaan yang sangat berarti bagi perusahaan maupun masyarakat untuk itu adalah penting apabila pemimpin memberitahukan di depan orang lain bahwa pekerjaannya sangat berarti bagi perusahaan.

• Otonomi

Merujuk kepada adanya ide bahwa karyawan  dapat mengendalikan sendiri tugas tugasnya hal ini penting untuk menimbulkan rasa tanggung jawab .cara yang umum di pakai adalah melalui manajemen berdasarkan sasaran.karena dengan cara ini karyawan memiliki kesempatan untuk menentukan sendiri tujuan pribadi dan tujaun kerjanya.

• Umpan balik

Merujuk kepada informasi yang diterima oleh pekerja tentang seberapa baiknya ia melaksanakan tugasnya . penelitian tentang hubungan karakteristik pekerjaan dengan sikap dan perilaku organisasi banyak dilakukan oleh peneliti di bidang MSDM dan perilaku organisasi

F. Sikap Kerja

          Menurut pengertian dari Agus Maulana, sikap kerja karyawan adalah cara kerja karyawan didalam mengkomunikasikan suasana karyawan kepada pimpinan ataupun perusahaan. Karyawan merasakan adanya kesenangan yang mendalam terhadap pekerjaan yang dilakukan. Loyal adalah patuh, setia (Wjs. Poerwadarminta, 2002:609). Dari pengertian diatas, kesimpulannya adalah suatu kecenderungan karyawan untuk pindah ke perusahaan lain. Apabila karyawan bekerja pada suatu perusahaan, dan perusahaan tersebut telah memberikan fasilitas – fasilitas yang memadai dan diterima oleh karyawannya, maka kesetiaan karyawan terhadap perusahaan akan semakin besar, maka timbul dorongan yang menyebabkan karyawan melakukan pekerjaan menjadi lebih giat lagi.

Untuk itu perusahaan mengemukakan beberapa cara:

a. Gaji yang cukup

b. Memberikan kebutuhan rohani.

c. Sesekali perlu menciptakan suasana santai.

d. Menempatkan karyawan pada posisi yang tepat.

e. Memberikan kesempatan pada karyawan untuk maju.

f. Memperhatikan rasa aman untuk menghadapi masa depan.

g. Mengusahakan karyawan untuk mempunyai loyalitas.

h. Sesekali mengajak karyawan berunding.

i. Memberikan fasilitas yang menyenangkan. (Nitisemito, 1991:167)

Sebab – sebab turunnya loyalitas dan sikap kerja itu dikarenakan banyak sebab 

Indikasi – indikasi turunnya loyalitas dan sikap kerja karyawanantara lain

1. Turun/ rendahnya produktivitas kerja.

Turunnya produktivitas kerja ini dapat diukur atau diperbandingkan dengan waktu sebelumnya. Produktivitas kerja yang turun ini dapat terjadi karena kemalasan atau penundaan kerja

2. Tingkat absensi yang naik.

Pada umumnya bila loyalitas dan sikap kerja karyawan turun, maka karyawan akan malas untuk datang bekerja setiap hari. Bila ada gejala – gejala absensi naik maka perlu segera dilakukan penelitian.

3. Tingkat perpindahan buruh yang tinggi.

Keluar masuknya karyawan yang meningkat tersebut terutama adalah karena tidak senangnya para karyawan bekerja pada perusahaan. Untuk itu mereka berusaha mencari pekerjaan lain yang dianggap sesuai. Tingkat perpindahan buruh yang tinggi selain dapat menurunkan produktivitas kerja, juga dapat mempengaruhi kelangsungan jalannya perusahaan.

4. Kegelisahan dimana – mana.

Loyalitas dan sikap kerja karyawan yang menurun dapat menimbulkan kegelisahan sebagai seorang pemimpin harus mengetahui bahwa adanya kegelisahan itu dapat terwujud dalam bentuk ketidak terangan dalam bekerja, keluh kesah serta hal – hal yang lain.

5. Tuntutan yang sering terjadi.

Tuntutan yang sebetulnya merupakan perwujudan dan ketidakpuasan, dimana pada tahap tertentu akan menimbulkan keberanian untuk mengajukan tuntutan.

6. Pemogokan.

Tingkat indikasi yang paling kuat tentang turunnya loyalitas dan sikap kerja karyawan adalah pemogokan. Biasanya suatu perusahaan yang karyawannya sudah tidak merasa tahan lagi hingga memuncak, maka hal itu akan menimbulkan suatu tuntutan, dan bilamana tuntutan tersebut tidak berhasil, maka pada umumnya para karyawan melakukan pemogokan kerja. (S. Alex Nitisemito,1991:163 – 166). 

G. Perilaku Karyawan

          Kenyataan empiris dan praktis menunjukkan bahwa perilaku seseorang, misalnya dalam pekerjaan yakni produktivitas kerja, dipengaruhi oleh faktor-faktor intrinsik dan ekstrinsik seperti digambarkan dalam formula persamaan berikut:

Y (perilaku) = f ( Xi, Xe ); ceteris paribus.

(1) Unsur intrinsik (Xi) antara lain:

a)Tingkat pendidikan

Tingkat pendidikan seseorang dapat dilihat dari penguasaan pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam penguasaan bidang ilmu tertentu. Dalam hal ini kecerdasan intelektualnya (misalnya dalam hal menggunakan rumus-rumus matematika) akan diikuti oleh sikap menghadapi permasalahan dan keterampilan menganalisis, dan mencari alternatif pendekatan masalah. Semakin tinggi penguasaan derajad intelektualitasnya maka semakin terbuka kemampuannya untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

b)Tingkat pengetahuan

Tingkat pengetahuan seseorang terkait dengan kompetensi dalam pekerjaannya. Pengetahuan yang dikuasai tidak terbatas pada bidang ilmu-ilmu “keras” tetapi juga “lunak” misalnya pengetahuan tentang komunikasi, inisiatif, kreativitas, dan konflik. Selain itu, penguasaan pengetahuan tentang emosional dan spiritual dinilai penting. Semakin tinggi tingkat pemahaman seseorang (terhadap ilmu-ilmu keras dan lunak) maka semakin tinggi  daya inovatif dan produktifitas kerjanya.

c) Tingkat ketrampilan

Tingkat keterampilan terkait dengan penguasaan penerapan ilmu dan pengetahuan dan teknologi yang dimiliki seseorang yang dipraktekkan dalam pekerjaannya. Sama halnya dengan tingkat pengetahuan maka penguasaan segi praktis di dalam menerapkan ilmu-ilmu keras dan lunak dalam dunia nyata akan membantu seseorang untuk mampu meningkatkan produktivitas kerjanya. Misalnya, seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi untuk mengatasi konflik (horisontal dan vertikal) dengan orang lain,  biasanya dapat diterima secara sosial. Dengan kata lain dia memperoleh pengakuan sosial dan menjadi pendorong baginya untuk meningkatkan kinerjanya.

d)Sikap-motivasi terhadap kerja

Sikap-motivasi seorang karyawan terhadap pekerjaannya berpengaruh terhadap kinerja yang dicapainya. Makin tinggi penghargaan dan dorongan seseorang terhadap pelaksanaan pekerjaanya semakin tinggi kinerjanya. Dorongan ini dapat terjadi karena adanya unsur sudut pandang yang positif terhadap pekerjaan, dorongan untuk mencari nafkah dan karir, dan dorongan untuk memperoleh pengakuan sosial dan  pencapaian harga diri serta aktualisasi diri.

e)Tingkat pengalaman kerja

Pengalaman seseorang dalam bekerja merupakan akumulasi dari keberhasilan dan kegagalan serta gabungan dari kekuatan dan kelemahan di dalam melaksanakan pekerjaannya. Dari pengalaman tersebut, seseorang memperoleh pembelajaran untuk berperilaku yang lebih baik. Dengan demikian, pengalaman kerja merupakan kondisi yang digunakan oleh seseorang di dalam proses umpanbalik untuk meningkatkan mutu perencanaan, pelaksanaan dan hasil pekerjaannya. Hipotesisnya adalah semakin banyak pengalaman kerja sesorang maka  semakin tinggi pengetahuan, sikap dan keterampilannya dalam bekerja yang pada gilirannya akn mampu meningkatkan produktivitas kerjanya.  

(2) Unsur ekstrinsik (Xe), antara lain mencakup unsur:

a) Lingkungan keluarga

Lingkungan keluarga yang dimaksud disini adalah sikap dan motivasi anggota suatu keluarga di dalam memandang makna suatu pekerjaan. Interaksi dalam bentuk sosialisasi keluarga yang intensif terhadap makna pekerjaan akan membantu setiap anggota keluarga untuk mengoptimumkan SDM (human capital) dalam bersaing  memperoleh atau menciptakan lapangan kerja. Selain itu, lingkungan keluarga yang kondusif akan mampu meningkatkan kinerja anggota keluarganya. 

b) Lingkungan sosial-budaya

Lingkungan sosial budaya, seperti tingginya aspek kedisiplinan sosial, tanggung jawab sosial dan sistem nilai tentang pekerjaan akan mendorong seseorang untuk terlibat aktif dalam meningkatkan kinerjanya. Termasuk di dalamnya adalah memandang mutu SDM sebagai salah satu budaya dan sekaligus kebutuhan setiap individu masyarakat. Produktivitas sudah dipandang sebagai produk budaya untuk meningkatkan martabat  di antara warganya.

c) Lingkungan  ekonomi

Lingkungan ekonomi antara lain dicirikan oleh pertumbuhan ekonomi, tingkat pengangguran, derajad kemiskinan, penguasaan aset produksi, dan pendapatan perkapita. Misalnya pendapatan perkapita dan kemiskinan yang di bawah standar hidup layak akan mengakibatkan peluang penduduk untuk meraih tingkat pendidikan yang tinggi dan kesehatan yang purna menjadi semakin sulit dicapai. Kondisi ini akan mempengaruhi kinerja seseorang dalam bekerja yakni produktivitas di bawah standar.

d) Lingkungan belajar

Lingkungan belajar dapat dilihat dari perilaku masyarakat dalam hal mengikuti pendidikan dan pelatihan. Apakah masyarakat  menyadari pembelajaran sudah menjadi kebutuhan dirinya dalam pengembangan energi sosialnya?. Selain itu lingkungan belajar dicirikan pula oleh ketersediaan fasilitas belajar, jumlah dan mutu instruktur, serta metode pembelajaran. Lingkungan belajar yang semakin baik mendorong masyarakat untuk meningkatkan kualitas belajarnya sehingga akan meningkatkan pengetahuan, sikap, keterampilan serta produktivitas kerjanya.

e) Lingkungan kerja termasuk budaya kerja

Lingkungan kerja dibatasi pada tempat dimana seseorang bekerja. Suasana kerja dicirikan oleh aspek-aspek budaya produktif, kepemimpinan, hubungan karyawan dengan sesama rekan dan atasan, manajemen kinerja, manajemen karir, manajemen pendidikan dan pelatihan, dan manajemen kompensasi. Beragam aspek lingkungan tersebut sangat mempengaruhi motivasi, kepuasan dan kinerja kerja para karyawan.

f)Teknologi

Teknologi yang dimaksud disini dapat berupa teknologi lunak (intangible) dan teknologi keras (tangible). Teknologi lunak berupa metode, teknik dan prosedur kerja. Sementara teknologi keras  berupa mesin-mesin atau alat-alat produksi. Dua perangkat teknologi ini memiliki posisi sebagai unsur bantu atau instrumen dari suatu proses produksi agar karyawan dapat meningkatkan produktivitasnya. Ukurannya adalah efektivitas dan efisiensi. Semakin tinggi kualitas  atau efisiensi teknologi yang digunakan maka semakin tinggi pula produktivitas kerja karyawan. Untuk itu dibutuhkan penguasaan pengetahuan dan keterampilan mengoperasikan dan memelihara teknologi yang dipakai.

H. Semangat Kerja

          Hasley (2001) menyatakan bahwa semangat kerja atau moral kerja itu adalah sikap kesediaan perasaan yang memungkinkan seorang karyawan untuk menghasilkan kerja yang lebih banyak dan lebih tanpa menambah keletihan, yang menyebabkan karyawan dengan antusias ikut serta dalam kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha kelompok sekerjanya, dan membuat karyawan tidak mudah kena pengaruh dari luar, terutama dari orang-orang yang mendasarkan sasaran mereka itu atas tanggapan bahwa satu-satunya kepentingan pemimpin perusahaan itu terhadap dirinya untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya darinya dan memberi sedikit mungkin.

Sumber:

https://www.google.com/amp/s/www.finansialku.com/definisi-manajemen-adalah/amp/

https://www.google.com/amp/s/www.finansialku.com/manajemen-sumber-daya-manusia/amp/

https://www.google.com/amp/s/kartikagaby.wordpress.com/2012/04/01/fungsi-fungsi-operasional-sdm/amp/

http://princessfanya.blogspot.com/2012/10/manajemen-sumber-daya-manusia.html?m=1

COMPLAIN LETTER AND APPLICATION LETTER

A. Complain Letter

          A Complaint letter is a request for an adjustment. In other words, it is a letter that describes the damage; errors or mistakes happened to the delivered goods and therefore claims for compensation is known to be a complaint letter.

In the modern age, the chain of business is not limited within the boundary of the country. As business is expanding, its complexities are also increasing. So, mistake or fault is not a strange matter in the arena of business. There may be a wrong delivery of goods shipment of obsolete, poor quality or underweight goods, faulty packing, delivery after the specified date and other damages to the goods shipped. In the above cases, a buyer is supposed to suffer financial loss and therefore he has every reason to complain to the seller demanding compensation. Hence a letter is used to serve such purpose is called complaint letter.

          To draft such a letter, buyer must have valid grounds to explain that he has suffered financial loss or otherwise there will be misunderstanding which may damage business relation buyer requires special care with the art of convincing the seller. Clarity and courtesy are the important factors to write a letter of complaint. The complaint should be made politely without showing any sign of anger.

          The following are usual causes for which a complaint letter is drafted:

1. Problem with the delivered goods: If the goods that are delivered are :

a. Underweight,

b. Obsolete,

c. Defective,

d. Incomplete,

e. Not according to buyer’s specification such as color, brand, size etc.

f. Wrong or poor quality; then a buyer can make a claim to the seller for the mistake.

2.Pricing: If there is any mistake in preparing the invoice of the shipped goods, then such letter is written.

3. Packing: Faulty or poor packing of the goods causes damage to the goods which can be claimed by the seller.

4. Transport: Goods are supposed to be shipped according to the convenience of the buyer. But if the wrong carrier is used it may call for writing such letter.

5. Terms & Condition: If the terms and condition of business are violated by the seller then such a letter is placed.

6. Faulty Insurance: If insurance coverage is not made properly according to an instruction of the buyer, then there may be claim through complaint letter.

On the above grounds, a buyer can complain but it must be in a decent and polite way.

Example :

B. Application Letter

          A letter of application, also known as a cover letter, is a document sent with your resume to provide additional information on your skills and experience.
A letter of application typically provides detailed information on why are you are qualified for the job you are applying for. Effective application letters explain the reasons for your interest in the specific organization and identify your most relevant skills or experiences.
Your application letter should let the employer know what position you are applying for, why the employer should select you for an interview, and how you will follow-up.
When writing an application letter you should include :
• First Paragraph: Why you are writing – mention the job you are applying for and where you found the listing.
• Middle Paragraph(s): What you have to offer the employer – mention why your skills and experience are a good fit for the job.
• Last Paragraph: Say thank you to the hiring manager for considering you and note how you will follow up.

Example:

QUESTIONS OF COMPLAINT LETTER:

1. What is complaint letter??
A Complaint letter is a request for an adjustment. In other words, it is a letter that describes the damage; errors or mistakes happened to the delivered goods and therefore claims for compensation is known to be a complaint letter.
2. How do I file a complaint against the service? By letter of complaint.
3. How to convince the company to the truth complaint?
a. Through evidence of transactions
b. Include purchase receipt
c. If the complaint, damage can include photographic evidence, and show the agreement

4. the cause for the complaint letter is ??

Problem with the delivered goods, Pricing, Packing, Transport, Terms & Condition, and Faulty Insurance

5. how to make a complaint letter that is good and correct?

The complaint letter should be made politely without showing any sign of anger.

QUESTIONS OF APPLICATION LETTER:

1. what is application letter??

A letter of application, also known as a cover letter, is a document sent with your resume to provide additional information on your skills and experience.

2. What information should you have in your application letter that the employer must know ??

Your application letter should let the employer know what position you are applying for, why the employer should select you for an interview, and how you will follow-up.

3. what's the contents in the second paragraph on the cover letter ??

What you have to offer the employer – mention why your skills and experience are a good fit for the job.

4. An application letter is also referred to ?
As CV or Curricullum Vitae or Job Application Letter or Cover letter
5. What is the purpose of the application letter??
The purpose of the cover letter is to introduce yourself to an organization, demonstrate your interest in the company or a specific vacancy, draw attention to your resume and motivate the reader to interview you. Often thisletter is the first contact you have with a prospective employer.

Reference:
http://www.businesscommunicationarticles.com/complaint-letter-definition/
https://aadanwde.wordpress.com/2012/11/15/definition-of-application-letter/amp/

INQUIRY LETTER AND ORDER LETTER

• Definition of Inquiry letter
A letter of request, also known as a letter or letters of interesting candidates, will be sent to the companies. Letter of request is a letter from a prospective buyer to the seller requesting information about the products offered. With the offer of the seller will potential buyers will know the price, and the sale and purchase, and a description of the goods or services to be purchased. This is the purpose of the prospective buyer a written request to the seller.
When a prospective buyer has to know the condition of the goods / services following the price and terms of sale and purchase, of course he did not need to ask for a quote from the seller. Letter of inquiry required in formal trade demand formal procedures in writing. Letter of inquiry is often an early stage of the business transactions. Through a letter of inquiry to ask a potential buyer or to request information about the goods or services to be purchased. In reaction, the seller explained the things he wanted to know the buyer, the buyer did finally order and business transactions as the top buying and selling process.
In the letter of demand for the goods usually offer prospective buyers ask:
1. Name and type of goods.
2. Special characteristics (specifications) of goods, namely, the type, size, quality, capacity and others.
3. Unit price.
4. Pieces.
5. Method of payment.
6. Means of delivery.
7. Ease that may be obtained by the buyer, such as guarantees and other.

In addition to the above mentioned potential buyers asking price lists and catalogs (if the items varied) and a technical description of the goods in the form of leaflets or brochures. For items that allow, prospective buyers can also request a sample of goods actually sent.
By letter of demand and supply of services, prospective buyers can ask:
1. The form of services that can be presented by the seller.
2. Equipment used by the seller as a support (if any).
3. Price.
4. Pieces.
5. Method of payment;

In demand service offerings, potential buyers can also request a price list (according to the level of services to be provided). Usually all been included in the prospectus which has been prepared by the company selling services. Inquiry should not only be submitted to one seller, but to some sellers. This step was taken so that the price list and the information collected will be compared with each other to determine which one best suit your desires and financial ability of prospective buyers.
Example of an iquiry letter:

Reply of Inquiry Letter :

The letter that is written by a potential buyer to the seller requesting him to deliver goods is known as order letter. By writing inquiry letters, buyers can collect necessary information about the price, quality of goods and terms of sale. If the buyer finds the quoted price, quality of goods and terms of sales satisfactory, he places an order to supply goods in his address. The seller delivers the good according to the buyer’s order.
In modern time, sellers supply printed orders forms to the customers and customers place orders by filling up those printed order blanks. In this case, the printed order sheet or blank is considered as the order letter.

• Definition of Order Letter
Through order letter, the potential buyers request the suppliers to deliver goods to them. In modern time, printed order blanks or purchase order forms supplied by the seller are typically used for placing orders. However, in absence of order blanks and purchase order forms, order letters are written. Such letters contain three major categories of information:
 Information about the items being ordered.
 Information relating to shipping.
 Information relating to payment.

1. Information about the items being ordered.
An order letter must contain full particulars of goods ordered. Such information include the followings:
a. Product name
b. Brand name
c. Quantity
d. Catalog number
e. Model number
f. Color
g. Size
h. Weight
i. Unit price

2. Information relating to shipping.
Shipping information is very important. In absence of shipping information, there can arise misunderstanding between buyer and seller. Shipping information may include the followings:
a. Desired receipt date.
b. Desired shipping location.
c. Mode of shipping (rail, road, or waterways).

3. Information relating to payment.
Mode of payment of prices for the ordered items must be clearly indicated. The seller will accept the order letter only when both of them come to a common ground relation to payment of price. Payment information include the following:
a. Mode of payment (cash, cheque, draft)
b. Payment data
The above stated factors are usually included in order letter. However, the buyer can include any other instruction or element if he thinks necessary.

Example of an order letter:

Question about Inquiry Letter:
1. What is an inquiry letter?
Letter of request is a letter from a prospective buyer to the seller requesting information about the products offered. With the offer of the seller will potential buyers will know the price, and the sale and purchase, and a description of the goods or services to be purchased.
2. What is the position of Mr. John Lennon?
Mr. John Lennon as a Sales Manager.
3. When was the letter typed?
The letter was typed at 25th June 2009
4. What did Mr. John Lennon ask for?
The details of their product together with sample, terms of payment and the price list.
5. How did Mr. John Lennon know the advertisement?
Mr. John Lennon saw their advertisement in the “Metal Worker” few days ago.

Question about Order Letter:
1. What is an order letter?
An order letter is letter from a prospective buyer to the seller whose contents ask for quote.
2. What items does the Dandy Manufacturing, inc want to order?
Tiny blue widget, Deluxe yellow widget and Super deluxe red widget.
3. How many items ordered by Dandy Manufacturing, inc?
The number of items ordered is 450 units.
4. What method of delivery does Dandy Manufacturing, inc want?
Dandy Manufacturing, inc would like that’s order to ship COD
5. What should be done Better Widget Makers, inc if unable to complete the order within 10 days?
If  Better Widget Makers, inc can’t complete the order within 10 days, they must notify Dandy Manufacturing, inc immediately.

Reference :
https://bagaskawarasan.wordpress.com/2012/11/11/inquiry-letter/
https://thebusinesscommunication.com/what-is-order-letter-factors-to-be-considered-in-writing-order-letter/

STYLE AND PART OF BUSINESS LETTERS

          A business letter is a letter made as proof of transaction, agreement or sale of certain goods between two or more agencies as well as companies that are carried out in business. A business letter is an official letter that has the force of law. Business letters are usually made with the aim of being a cooperation agreement, proof of delivery of goods, meeting invitations, invitations to conduct business events, etc.

          The Styles of Business Letters (Layouts of Business Letters) have undergone changes over the period of time. In the old times, the style was followed strictly. But recently liberty has been given to the business people to follow their own styles. Although no room was allowed for deviation form the standard form an effective letter during old days, the letters written then was more effective. There are still many business houses which use the old layout. But things have become much easier and business people have taken liberty in their approach towards adopting the layout of their business letters.

• STYLE OF BUSINESS LETTER

1. Full Block Style

          Full block format is considered the most formal of the three styles. In full block format or style, every line is left justified. The dateline is placed two to six line spaces below the last line of the heading or letterhead. The inside address placement varies depending upon the length of the letter. A common spacing is four line spaces below the date line. The salutation is placed two lines below the attention line (if an attention line is provided). The first line of the body is placed two lines below an attention line or two to four lines below the last inside address line. When using full block, paragraphs are single spaced, with a double space between paragraphs.

Example :

2. Modified Block Style

         Modified Block Style or Block Style is almost the same as Full Block Style. All parts of the letter except the date and greeting cover are typed starting from the same left edge line. The date and greeting cover are typed right next. Typing paragraphs, same as Full Block Style. Example:

3. Semi Blok Style

          Semi-block format or style is frequently called modified semi-block because it is a slightly less formal modification of full block format. This letter style places the date line in alignment with, or slightly to the right of dead center. Another option for placing the date line in semi-block is flush right. Similar to full block, semi-block places the inside address, salutation and any end notations flush with the left margin. However, unlike full block, each body paragraph of semi-block is indented five spaces. The complimentary close and signature block are aligned under the date.

Example :

4. Indented Style

           Indented style is somewhat more complicated than other popular styles of business writing. In indented style, new paragraphs in a piece of writing are indented that is, they begin about 1.5 centimeters to the right of the left margin. Other parts of a business letter are moved farther to the right half of the page. Indented style is one of the older formats for business writing currently in use, though other formats are becoming more popular. Indented style is a format that many of today’s business people were trained to use.

Example :

5. Simplified Style

          Simplified format or style unlike full block and semi-block has fewer internal parts. This format is also the most widely used format in professional correspondence. Simplified format is focused and professional without unnecessary formality. Simplified format places all internal parts in left alignment; however, the traditional salutation is replaced with an all-caps subject line that is also placed flush with the left margin. Body paragraphs are left aligned and single spaced within and double spaced between. In simplified style, the writer’s name and title, if necessary, are aligned with the left margin and typed in all caps at least five spaces below the last line of the body or message of the letter.

Example :

6. Hanging Indentation Stye

           A hanging indented letter style is when a paragraph is indented so that the first line hangs over the rest. Normally you would see a first line indent. This is when the first line is moved to the right and the rest of the paragraph starts at the margin. The most common place hanging indents are used is on a bibliography reference page. When typing you can change the indentation by either formatting the paragraph or changing the page margins.

Example :

• PART OF BUSINESS LETTER

1. Heading
     Most companies use letterhead--stationery with the company’s logo, name, address and other contact and identifying information. If the company does not have letterhead, the company’s full name and address should be typed at the top of the page.

2. Date
     Letters should always include a date. You enter dates two to six lines below the heading, depending on the length of the letter. Use the full month name spelled out, then the day, followed by a comma, and then the four-digit year, for example, June 6, 2010.

3. Addresses
     The address of the person receiving the correspondence includes formal name, street address, city, state and zip code. It is critical to double check the spelling of the person’s name. A misspelled name is careless, unprofessional and can negatively impact the response to the letter. Your letter should include the name of the addresses with her title (Ms. J. Jones, Dr. Charlene Price), followed by her company name and full address, including the postal code.

4. Salutation
     The salutation is your greeting. Most salutations begin with “Dear” followed by either the recipient’s first name, or title and last name. Endeavor to address all letters to an actual person. However, if you don’t know the person’s name, use Dear Madam/Sir, or the job title, such as Dear Accounting Manager.

5. Body of The Letter
    The body of the letter is where the bulk of information is shared. The body of the letter explains in detail all aspects of what is being communicated. This would include detail of the information being shared

6. Complimentary Close
     Always use a complimentary close. It is a short, polite closing followed by a comma. When the letter is impersonal, use “Yours truly.” If the letter is to someone above you in rank, use “Respectfully yours.” If you have a personal connection to the addressee, use “Sincerely” or “Sincerely yours.”

7. Typed Name
     Listed below the signature with the initial letter written in capital letters, without parentheses.The sender of the letter is the person who wrote or who delivered the letter. In a business letter it will be better if the sender's name is equipped with a personal identity, namely the position, employee's master number, and stamp. Example: Chief Executive Officer

8. Signature
   After the complementary closing, space is left for the signature that goes above the typed name and title of the person sending the letter. Use black or dark blue ink for your signature.



Reference :
https://okhtablog.wordpress.com/2012/11/20/styles-format-business-letter/amp/
https://smallbusiness.chron.com/basic-parts-business-letter-216.html
https://thethrivingsmallbusiness.com/what-are-the-seven-parts-of-a-business-letter/amp/
https://ausafahmad.info/47-parts-of-the-letters-well/parts-of-the-letters-structure-or-a-business-letter-creative/